La gestion des paies est un sujet complexe pour bon nombre de dirigeants de petites et moyennes entreprises. Cette problématique n’épargne pas les patrons d’enseignes en franchises, même s’ils bénéficient d’un meilleur accompagnement qu’un chef d’entreprise qui se lance seul. Chronophage, l’édition des bulletins de paie des salariés est pourtant obligatoire chaque mois. Le risque d’erreur n’est pas négligeable pour un novice. Aussi, les logiciels de paie en ligne offrent une véritable bouffée d’oxygène en automatisant les tâches et en évitant les erreurs.
L’édition des bulletins de paie : une tâche obligatoire, complexe et chronophage
L’édition de bulletins de paie est une obligation de l’employeur, qui doit les remettre aux salariés à intervalles fixes. S’il ne le fait pas, le chef d’entreprise encourt une amende. Depuis 2017, la fiche de paie doit être remise au format numérique : c’est la dématérialisation des bulletins de salaire. Chaque employeur doit, tous les mois, consacrer suffisamment de temps à cette tâche pour faire ses bulletins de paie sans erreurs et les remettre aux salariés en temps et en heure.
L’édition des bulletins de paie est souvent fastidieux. Il faut répertorier les données de rémunération de chaque salarié : heures normales, heures majorées, heures de nuit, ainsi que diverses primes comme les primes de panier, les primes d’habillement, les primes exceptionnelles, les jours de congés, etc. Recenser toutes ces données individuellement peut déjà prendre beaucoup de temps. Il faut ensuite les saisir dans les fiches de paie individuelles sans faire d’erreurs. Les outils dont les entreprises disposent ne sont pas toujours très ergonomiques pour accomplir ces tâches. L’édition des bulletins de paie peut vite prendre beaucoup de temps. Enfin, il faut déposer les bulletins de salaire dans un coffre-fort en ligne sécurisé, pour les mettre à disposition des salariés et les archiver. Autant de tâches chronophages pour une petite entreprise qui n’a pas toujours la structure adéquate pour les gérer.
De plus, l’édition des fiches de paie est complexe. Il faut avoir un minimum de notions en lecture et compréhension de bulletins de salaire pour bien comprendre à quoi correspond chaque rubrique. Il faut vérifier que toutes les mentions obligatoires figurent bien sur le document et qu’à l’inverse, aucune mention interdite n’y apparaisse. Il faut aussi s’assurer que les taux des cotisations sociales sont bien à jour, tant pour les charges salariales que patronales. Or, dans les TPE et dans certaines PME, il n’y a pas de personnel spécifiquement formé à cette tâche. Le risque d’erreur existe bel et bien, d’où l’intérêt d’avoir recours à des solutions logicielles spécialisées, fiables et ergonomiques.
Utiliser un logiciel de paie automatisée : gain de temps et confort
L’utilisation d’un logiciel de paie automatisé fait gagner du temps au moment de l’édition des bulletins de paie. En effet, ces solutions offrent une grande simplicité d’utilisation. Chaque mois, il suffit de saisir les variables de paie de chaque salarié, comme le nombre d’heures supplémentaires, ou de nuit, ou encore les primes de panier, etc. Toutes les données fixes sont pré-enregistrées. Les calculs se font automatiquement, sur la base d’une mise à jour en temps réel des taux de cotisations par le fournisseur du logiciel, ainsi que des autres informations susceptibles d’évoluer.
L’édition des bulletins de paie individuels est automatique. Les documents sont clairs et parfaitement lisibles. Le logiciel procède à leur envoi dans des espaces de stockage sécurisés en ligne. Chaque salarié peut alors avoir accès individuellement à sa fiche de paie, de façon sécurisée, dans un coffre-fort électronique dont l’accès lui est exclusif. Le logiciel archive également tous les documents pour l’entreprise, qui a l’obligation de les conserver en assurant la confidentialité et la sécurité des données.
La garantie d’émettre des fiches de paie conformes et sans erreurs
L’utilisation d’un logiciel spécialisé pour l’édition des bulletins de paie permet aussi à des personnes non initiées d’établir des documents parfaitement conformes aux exigences réglementaires. C’est un gage de sérénité pour les gérants de petites entreprises indépendantes ou les franchisés. Ils sont assurés d’établir les fiches de paie de leurs salariés dans le plus strict respect de la législation et ainsi, d’être en conformité avec leurs obligations.
Les documents produits par le logiciel contiennent en effet la totalité des mentions obligatoires pour l’établissement d’une feuille de paie. Il n’y a aucun risque de manque de données importantes, ni d’y voir figurer des mentions interdites qui pourraient mettre le chef d’entreprise en défaut. De plus, les solutions de gestion de paie en ligne gérées par des prestataires fiables proposent des données mises à jour en temps réel. Aussi, il n’y a aucun risque de passer à côté d’une modification récente dans les mentions obligatoires. De même, l’évolution des taux des cotisations salariales et patronales est prise en compte en temps réel.
Pour libérer les responsables d’entreprises et les franchisés de la charge mentale liée à l’édition des bulletins de paie, les logiciels de gestion en ligne sont une solution moderne et très performante. Ils permettent aux gérants de petites et moyennes structures de gagner du temps tout en respectant à la lettre leurs obligations légales, sans prendre le risque de commettre une erreur qui pourrait leur porter préjudice.
